La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Suivizy dans le cadre de son service de gestion de devis et de factures, en application du règlement (UE) 2016/679 et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
Suivizy, société par actions simplifiée à associé unique au capital de 1 000 €
Siège social : 60 rue François 1er, 75008 Paris
SIREN 109 538 892 — RCS Paris
Contact : contact@suivizy.fr
Suivizy n'a pas désigné de délégué à la protection des données, l'article 37 du règlement n'imposant pas cette désignation au regard de ses activités. Toute demande relative aux données personnelles est traitée à l'adresse ci-dessus.
Deux situations distinctes doivent être différenciées.
Nom, prénom, adresse électronique, mot de passe chiffré, numéro de téléphone, dénomination sociale, forme juridique, adresse, SIRET, SIREN, numéro de TVA, code APE, RCS, capital social, coordonnées d'assurance professionnelle, coordonnées de médiateur, logo, signature manuscrite numérisée, coordonnées bancaires (IBAN, conservé chiffré).
Nom, prénom, adresse électronique, téléphone, adresse postale, dénomination sociale, SIRET, numéro de TVA, notes libres saisies par l'utilisateur.
Contenu des devis, factures et avoirs : désignations, quantités, prix, adresse du chantier, conditions. Encaissements : montant, date, mode de règlement, référence. Documents au format PDF générés à partir de ces éléments. Factures fournisseurs reçues au titre de la facturation électronique, incluant l'identification du fournisseur.
Lorsqu'un client signe un devis en ligne : adresse électronique du signataire, code de vérification transmis par courriel, image de la signature manuscrite, empreinte numérique du document, date et heure, adresse IP et navigateur du signataire. Ces éléments constituent la preuve de la signature et sont conservés avec le document.
L'utilisateur peut interroger un assistant fondé sur un modèle de langage. Les messages saisis, ainsi que les données nécessaires à la réponse — noms et dénominations des clients, numéros et montants des devis et factures, état des encaissements — sont transmis à OpenAI aux fins de génération de la réponse. Cette fonctionnalité est facultative et n'est activée que sur action de l'utilisateur.
Les publications sont associées à un pseudonyme généré aléatoirement, et non au nom du compte. Sont conservés : contenu des messages, date, signalements et décisions de modération.
Adresse IP, agent utilisateur, dates de connexion, registre des appareils connectés, journaux de sécurité, adresse IP horodatée lors de l'acceptation des conditions contractuelles, identifiant de notification de l'appareil mobile, traceurs décrits dans la politique de cookies.
| Finalité | Base légale | Article |
|---|---|---|
| Fourniture du service, gestion du compte et des documents | Exécution du contrat | 6.1.b |
| Facturation des abonnements et recouvrement | Exécution du contrat | 6.1.b |
| Conservation des pièces comptables | Obligation légale | 6.1.c |
| Transmission et réception des factures électroniques | Obligation légale | 6.1.c |
| Sécurité du service, prévention de la fraude, journalisation | Intérêt légitime | 6.1.f |
| Assistance et support | Exécution du contrat | 6.1.b |
| Assistant conversationnel | Consentement, par activation de la fonctionnalité | 6.1.a |
| Espace communauté | Consentement, par publication volontaire | 6.1.a |
| Mesure d'audience et publicité | Consentement | 6.1.a |
| Communications commerciales | Consentement, retirable à tout moment | 6.1.a |
Les données ne sont ni cédées, ni louées, ni échangées. Elles sont accessibles au président de la société et communiquées aux sous-traitants suivants, dans la limite de ce qui est nécessaire à leur prestation.
| Sous-traitant | Traitement confié | Localisation |
|---|---|---|
| Supabase | Hébergement de la base de données et des documents (PDF, logos) | AWS, Francfort (Allemagne) |
| OVH | Hébergement du serveur applicatif | France |
| BCSolutions (eas'Invoice) | Plateforme agréée de facturation électronique | France |
| Brevo | Gestion des listes de diffusion | France |
| Axeptio | Recueil et conservation du consentement aux traceurs | France |
| Sentry | Détection des erreurs applicatives, enregistrement de session | Allemagne |
| Annuaire des entreprises (DINUM) | Vérification des SIRET saisis | France |
| Base Adresse Nationale | Complétion des adresses saisies | France |
Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification des prestataires au titre du cadre de protection des données UE—États-Unis.
| Sous-traitant | Données transmises | Pays |
|---|---|---|
| Stripe | Nom, adresse électronique, adresse de facturation, montants | États-Unis / Irlande |
| Resend | Adresse électronique du destinataire, contenu du message, documents PDF joints | États-Unis |
| OpenAI | Contenu des échanges avec l'assistant et données mentionnées à l'article 3.5 | États-Unis |
| Authentification, envoi de courriels depuis la messagerie de l'utilisateur, recherche d'établissement, mesure d'audience, protection anti-robot | États-Unis | |
| Microsoft | Authentification et envoi de courriels depuis la messagerie Outlook de l'utilisateur | États-Unis |
| Meta (WhatsApp Business) | Numéro de téléphone de l'utilisateur, contenu des alertes | États-Unis |
| Apple | Identifiant de notification de l'appareil, contenu de la notification | États-Unis |
Les données peuvent en outre être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires sur réquisition régulière.
Lorsque l'utilisateur raccorde sa messagerie professionnelle Google, Suivizy obtient uniquement l'autorisation d'envoyer des messages en son nom et de connaître son adresse électronique. Suivizy n'a accès ni au contenu de sa boîte de réception, ni aux messages qu'il reçoit.
Les données brutes ou dérivées obtenues via les API Google Workspace sont utilisées uniquement pour fournir ou améliorer les fonctionnalités de Suivizy demandées par l'utilisateur.
Suivizy n'utilise pas les données obtenues via les API Google Workspace pour développer, entraîner ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle ou de machine learning généralistes ou non personnalisés.
L'utilisation par Suivizy des informations reçues depuis les API Google Workspace respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
| Donnée | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Compte et données d'entreprise | Durée de vie du compte, puis anonymisation à sa fermeture | Exécution du contrat |
| Devis, factures, avoirs et documents PDF | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Article L123-22 du code de commerce |
| Preuves de signature électronique | Conservées avec le document signé | Valeur probatoire |
| Demandes de signature non abouties | 12 mois, puis suppression automatique | Intérêt légitime |
| Journaux de sécurité (IP, navigateur) | 12 mois, puis suppression automatique | Recommandation CNIL |
| Sessions et liens de connexion expirés | Suppression quotidienne | Sécurité |
| Invitations d'équipe non acceptées | 30 jours après expiration | Minimisation |
| Publications dans la communauté | Conservées sous pseudonyme | Cohérence des échanges |
| Consentement aux traceurs | 13 mois | Lignes directrices CNIL |
À la fermeture du compte, les données d'identification de l'utilisateur sont anonymisées et les données de ses clients le sont également. Les documents comptables sont conservés jusqu'au terme du délai légal, ce délai primant sur la demande de suppression.
Toute personne dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer son consentement et de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits s'exercent à l'adresse contact@suivizy.fr. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe. Une pièce justificative d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.
Les demandes portant sur des données saisies par un utilisateur au sujet de ses propres clients sont transmises à cet utilisateur, seul responsable de ce traitement.
En cas de violation de données à caractère personnel, Suivizy notifie la CNIL dans les 72 heures suivant sa prise de connaissance, conformément à l'article 33 du règlement. Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci en sont informées dans les meilleurs délais.
Toute personne peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
La présente politique peut être modifiée pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs par courriel ou par une information affichée dans leur espace, avant son entrée en vigueur.
Dernière mise à jour : 8 septembre 2026.